Coffre-fort numérique : des précisions à connaître

Publié le 16-10-2018 14:00

Les conditions de récupération des documents et données stockés dans un coffre-fort numérique sont désormais connues. Elles s’appliqueront à compter du 1er janvier 2019 et portent sur les modalités de récupération des données, la signature d’un contrat de fourniture de service, l’information due à l’utilisateur, etc. Que devez-vous savoir ?

Récupération des données sur un coffre-fort numérique : à quelles conditions ?

Les documents et les données stockés sur un coffre-fort numérique doivent pouvoir être récupérés :

  • par mail, et par une requête unique, de façon simple et sans manipulation complexe ou répétitive ;
  • dans un format électronique ouvert, structuré, couramment utilisé, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données, sauf dans le cas des documents initialement déposés dans un format non ouvert qui peuvent être restitués dans leur format d’origine.

Le fournisseur du service de coffre-fort numérique doit prendre toutes les mesures nécessaires, notamment en termes de protocoles de communication et d’interfaces de programmation, afin que l’opération de récupération s’effectue de façon complète, intègre et dans un délai raisonnable.

En outre, il doit veiller à ce que la mise en œuvre de cette fonctionnalité de récupération s’opère sans collecte de sa part d’informations confidentielles ou de données à caractère personnel concernant l’utilisateur du service, autres que celles indispensables à la bonne exécution de l’opération de récupération.

Sachez également qu’avant de conclure un contrat de fourniture de service de coffre-fort numérique, le fournisseur du service doit communiquer à l’utilisateur, de manière lisible et compréhensible, les modalités de l’opération de récupération de documents ou de données.

A cette fin, il doit préciser les informations suivantes :

  • les opérations techniques que l’utilisateur doit conduire pour la récupération des documents et données, les caractéristiques techniques du format du fichier de récupération ainsi que le délai de récupération ;
  • les conditions dans lesquelles le fournisseur du service de coffre-fort numérique peut être amené à procéder à une transformation du format dans lequel les documents et données ont été déposés ;
  • les frais éventuellement exigibles.

Pendant toute la durée du contrat de service de fourniture du coffre-fort numérique, l’utilisateur peut exercer à tout moment et à titre gratuit son droit à la récupération des documents et données, sans restriction sur le nombre d’opérations de récupération.

Lorsque les demandes de récupération de l’utilisateur sont manifestement excessives, notamment en raison de leur caractère abusivement répétitif, le fournisseur du service de coffre-fort numérique peut :

  • exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts supportés pour organiser la récupération des documents et données demandées ;
  • ou refuser de donner suite à ces demandes.

Enfin, le fournisseur du service de coffre-fort numérique doit informer l’utilisateur au moins 3 mois à l’avance de la suspension ou de la fermeture du service afin de lui permettre de récupérer les documents et donnés stockés dans son coffre-fort numérique.

En l’absence d’information préalable sur une suspension ou une fermeture de service, ou lorsque, quelle qu’en soit la raison, l’utilisateur cesse durablement d’être en mesure d’accéder au service de coffre-fort numérique, les dispositifs de récupération des documents et données restent disponibles et utilisables pendant une durée minimale de 12 mois à compter de la date à laquelle cette cessation d’accès au service est intervenue.

Notez que toutes ces dispositions seront applicables à compter du 1er janvier 2019.

Source : Décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique

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